Hauswartskosten: Was muss der Vermieter zum Ausweis der nicht-angesetzten Verwaltungs- und Instandhaltungskosten erläutern?

(BGH 14.2.2002 – VIII ZR 1/06)

Der Fall

Der Vermieter kürzt den Ansatz für Hauswartkosten wegen der nicht-umlegbaren
Kosten für Verwaltung und Instandhaltung um 10 %. Der Mieter kritisiert diesen Abzug als zu
niedrig. Der Vermieter klagt auf Nachzahlung. Das LG Berlin weist die Kritik des Mieters als
„unsubstantiiert“ zurück. Daraufhin legt der Mieter Revision ein.

Rechtlicher Hintergrund

Nicht umlegbar sind die anteiligen Kosten für Verwaltungs- und
Instandhaltungsleistungen des Hauswarts. Das ist in § 2 Nr. 14 BetrkV ausdrücklich geregelt.
Seit der Grundsatzentscheidung des BGH vom 14.2.2007 ist geklärt, dass der Vermieter die
Gesamtkosten und die Kürzungsbeträge angeben muss. Andernfalls ist die Abrechnung
formell unwirksam und eine Nachbesserung nach Ablauf der Abrechnungsfrist käme zu spät
(BGH, VIII ZR 1/06). Geklärt ist auch, dass bei einem Streit über den richtigen Umfang der
Abzüge der Vermieter darlegen und beweisen muss, dass der Abzug für die nichtumlagefähigen
Kosten richtig ist. Streitig ist, ob der Mieter zuerst die Belege einsehen muss,
um auf dieser Grundlage eine eigene Schätzung abzugeben – so die bisher herrschende
Meinung -, oder ob er sich auf ein einfaches Bestreiten beschränken darf – so die
Mindermeinung.

Was sagt das Gericht?

Wenn der Mieter einen pauschalen Abzug von den Hauswartkosten
für Verwaltung, Instandhaltung und Instandsetzung beanstandet, genügt ein schlichtes
Bestreiten – auch ohne vorherige Einsicht in die Abrechnungsbelege! Das hat zur Konsequenz,
dass jetzt der Vermieter den tatsächlichen Zeitaufwand des Hauswarts für die umlagefähigen
und nicht-umlagefähigen Leistungsteile nachvollziehbar darlegen muss. Ein Verweis auf die
Leistungsbeschreibung des Arbeitsvertrags reicht nicht aus. Die Dienstanweisung ist nur ein
Indiz.

Praxishinweise

1. Schätzungsgrundlagen erst auf Anforderung! Die Abrechnung selbst ist auch ohne
   detaillierten Ausweis der Schätzungsgrundlagen formell ordnungsgemäß. Die
   Nachbesserung kann also auch noch nach Ablauf der Ausschlussfrist erfolgen. Die
   Nachforderungen sind nicht durch den Fristablauf gefährdet. Es droht aber eine Nicht-
   Durchsetzbarkeit der jeweiligen Kostenart bei Gericht.
2. Es geht nicht nur um Hauswartkosten! Überall, wo der Vermieter einen Kostenanteil
   zuordnet oder schätzt, muss er die Grundlagen seiner Kostenzuordnung oder –schätzung
   auf Anforderung konkretisieren. Beispiel:
   • Gemeinsame Kosten für mehrere Wirtschaftseinheiten („Hauswartsbezirk“).
   • Vollwartung beim Fahrstuhl
   • Betriebsstrom für die Heizung
   • Nicht-umlegbare Kostenanteile des Wärmcontracting beim gescheiterten Umstieg auf
   Fern- oder Nahwärme (vgl. LG Berlin 21.12.2006 – 62 S 256/06)
   • Vorwegabzug für Gewerbe oder andere Mehrverbraucher bei „ins Gewicht fallenden“
   Kostenunterschieden
3. Dienstanweisungen sind (immerhin) ein Indiz: Um eine Aufgliederung der Ist-
   Stunden erreichen zu können, sind Soll-Anforderungen erforderlich. Dafür ist für jedes
   Objekt ein gesonderter Datensatz erforderlich. Möglich wäre eine umfassende Darstellung
   aller theoretisch denkbaren Hauswartsaufgaben, von denen dann bestimmte Tätigkeiten
   für bestimmte Objekte „abgewählt“ werden. Immerhin hat man dann das Datengerüst für
   die Zeiterfassung.
4. Zuordnung der Zeitanteile: Für jeden Tätigkeitstyp gibt es eine bestimmte Zeitmenge,
   die im Voraus zu kalkulieren ist. Wertvolle Kalkulationshilfen sind die
   Leistungsbeschreibungen der FM-Industrie, der professionellen, gewerblichen
   Hauswartsdienstleister und der Wartungsunternehmen. Möglicherweise reichen Prüfungen
   bei einem vergleichbaren Objekt der gleichen Baualtersklasse mit vergleichbarer
   technischer Ausrüstung aus. Das Risiko einer unzureichenden Darlegung wird erheblich
   verkleinert, wenn das Wohnungsunternehmen seine Kalkulationen periodisch durch
   Zeiterfassungen überprüft. Ungeklärt ist, welche Anforderungen an die Vergleichbarkeit
   gestellt werden (Beispiel für Treppenhaus: Kunststeinböden, Terrazzo oder Linoleum auf
   Holz; Beispiel für Müllstandplätze: freistehend oder gesichert, mit oder ohne
   Müllmanagement, Müllverbrauchsmessung). Zur Individualisierung gehören allerdings
   auch die Faktoren „Fluktuation“ und Instandhaltungs- bzw. Modernisierungssituation in
   der konkreten Wohnanlage.
5. „Knackpunkt“ ist und bleibt die Präsenz vor Ort als Ansprechpartner und
   Aufsichtsperson (also ohne „Blaumann-“Tätigkeit): Ist es Verwaltung oder
   Betriebskostenleistung. Diese Frage ist obergerichtlich noch nicht geklärt. Deshalb ist es
   vertretbar, wenn auch nicht ohne Risiko, die Präsenzzeiten zu den umlegbaren
   Betriebskosten zu rechnen.

Die Konsequenzen sind also sehr umfassend. In jedem Fall lohnt eine sorgfältige
Untersuchung der Verwaltungspraxis, damit im Fall eines Prozesses die erforderlichen Daten
zur Kostenaufteilung schnell und sicher verfügbar sind – und das womöglich noch mit
vertretbarem Aufwand.